Ik geloof dat veranderen en verbeteren binnen organisaties niet meer dan normaal is. Alles kan altijd beter toch? Toch weet ik ook dat de meeste managers zich continu afvragen: “Hoe dan?” Heel simpel, door het gewoon te doen. Kun jij wel wat tips gebruiken om te veranderen? Lees dan snel verder.
Probleem
Problemen vragen om een oplossing. En dat is dus ook hoe jouw medewerkers denken als er een probleem is: “Hoe kunnen we het oplossen?” En die oplossing, inclusief de weg er naartoe, dat is het veranderen. Dus conclusie zonder probleem kun je niets veranderen. Je mag het van mij proberen hoor. Alleen ik geloof dat het je niet gaat lukken.
Is er geen probleem maar wil je toch iets veranderen? Dan moet je een probleem creëren en daarover communiceren zodat je daarna kunt gaan veranderen. Een voorbeeld: de afhandeling van een aanvraag voor een vergunning gebeurt binnen de gestelde norm maar je wilt toch dat het binnen nu en afzienbare tijd een stuk sneller gaat. Dan moet je er dus voor zorgen dat er een probleem ontstaat waaruit blijkt dat de norm halen niet meer voldoende is. Dit is je startpunt voor een verandering. Simple as that!
Doel om te veranderen
Is er een probleem en heb jij dus een vraagstuk dan kun je gaan brainstormen over het doel. Waarom wil je het probleem oplossen? Wat is het belang? Vaak is er meer dan één belang: de organisatie, jij als manager, geld, de politiek en zeker ook het belang van en voor je medewerkers. Door al deze belangen samen op tafel te krijgen en uit te diepen zorg je ervoor dat er een helder doel ontstaat. En dit doel is een belangrijk startpunt voor de interne communicatie. Medewerkers willen namelijk altijd weten wat het doel van een verandering is.
Ideale situatie
Een plan de campagne voor het oplossen van het probleem zodat het doel behaald kan gaan worden. Dat is wat er moet gebeuren voordat je kunt gaan veranderen. In deze fase ga je bezig met de optimalisatie. Je brengt de ideale situatie in kaart door samen met (een afvaardiging) van jouw medewerkers na te denken over een proces dat een oplossing biedt voor het probleem. Dit kun je bijvoorbeeld doen door brainstormsessies, cookersessies of optimalisatiesessies te organiseren. Alle sessies zijn gericht op het gezamenlijk bedenken voor een oplossing voor het probleem. Samen veranderen en de ideale situatie creëren dus.
Proeftuin of pilot om in te veranderen
Een plan bedenken om het probleem op te lossen is één ding. Maar uitproberen of het plan werkt is toch echt wel het belangrijkste. Vaak blijven organisaties praten over veranderen zonder echt te experimenteren en uit te proberen. Waarom? Omdat een verandering eerst helemaal klaar moet zijn en omdat we vaak vast blijven houden aan de huidige situatie. Daar geloof ik niet in. Ik geloof dat er minder gepraat en meer uitgeprobeerd moet worden. Het opzetten van een proeftuin of een pilot en het creëren van een ideale situatie is daar heel geschikt voor. Een afvaardiging van medewerkers kunnen dan de ideale situatie gaan uitproberen, evalueren en optimaliseren. En hieruit komt dan de conclusie: GO-or-NO-GO. Oftewel allemaal veranderen en implementeren of terug naar de tekentafel.
Veranderplan
Werkt de ideale situatie dan wordt het tijd om na te denken over een implementatie strategie. Deze strategie is natuurlijk afhankelijk van de grote van de verandering. Maar één ding is hierbij belangrijk: voor alle medewerkers moet duidelijk zijn wat we gaan veranderen, hoe we dat gaan doen en welke ondersteuning er beschikbaar is. Het implementatieplan komt voort uit alle ervaringen die in de proeftuin of pilot gedeeld zijn over de verandering.
Communicatie helpt met veranderen
In het veranderplan wordt een startdatum opgenomen. En tot aan die startdatum moet er intensief gecommuniceerd worden over de aankomende verandering. Medewerkers zijn nooit helemaal klaar voor een verandering en hebben vaak moeite met veranderen. Dit komt vaak voort uit een stukje organisatiecultuur. Ik zeg altijd: “Het is een mooi streven om 80% van de medewerkers mee te krijgen in de verandering”. En die overige 20% die komt na de start vanzelf mee of die beslist om de organisatie te verlaten. En dat mag. Ook dat is veranderen en dat is helemaal ok. Want we hebben nou eenmaal niet allemaal hetzelfde tempo en dezelfde wensen als het om werken en veranderen gaat. Ik ben van mening dat communicatie heel erg veel invloed heeft op een verandering in een organisatie. Delen, leren en verbinden, dat moet de insteek zijn in de communicatie tussen jou en je medewerkers over de aankomende verandering.
Klaar?
Verandering doorgevoerd en alles loopt zoals het moet lopen. Jouw doel als manager is behaald en je bent heel erg tevreden. Top, maar niet te lang toch? Want continu verbeteren is waar je naar moet streven. De tijd waarin we veranderen als een vies woord zagen zou wat mij betreft voorbij moeten zijn. Veranderen is normaal en dat is waar jij je vanaf nu mee bezig moet houden richting je medewerkers.
Meer weten of nieuwsgierig naar mijn visie? Neem dan contact met mij op.
Leave a Reply