Van projectleider tot projectleider – Interview #3 met Thessa Boddenberg

Soms is het ook gewoon even fijn om van projectleider tot projectleider met elkaar te sparren over veranderingen in combinatie met projectmanagement. En dus had ik voor interview #3 een Skype afspraak met Thessa Boddenberg. Ook Thessa kwam via mijn online netwerk op mijn pad. Ze had mijn oproep voorbij zien komen op Instagram en wilde graag haar visie als projectleider op veranderen met mij delen. Super tof!

Eerlijk, duidelijk en transparant

Ik houd zelf heel erg van eerlijkheid, duidelijkheid en transparant zijn tijdens veranderingen. En ik merk echt dat ik die drie pijlers continu toets als ik ergens mee bezig ben als projectleider. Betrek medewerkers in je plannen, je stip aan de horizon en natuurlijk ook de concrete acties die je gaat uitzetten. Als ik vraag hoe Thessa hierover denkt zegt zij het volgende: “Dat is super belangrijk! Ook al vinden medewerkers een verandering niet leuk, deel toch altijd wat je plannen als organisatie zijn. Op die manier weten medewerkers wat er aan gaat komen en wat er van hen verwacht wordt en kunnen zij hiermee aan de slag. Dat is wat mij betreft het startpunt van de aankomende verandering.”

Wees proactief

Thessa: “persoonlijk leiderschap vind ik ook erg belangrijk in veranderingen en daarom werk ik graag met de 7 eigenschappen van Stephen Covey. Vooral de eerste eigenschap Wees proactief bespreek ik vaak. In deze eigenschap gaat het erover dat je kunt gaan bouwen aan jezelf als je proactief bent en echt je eigen keuzes gaat maken en je niet laat leiden door de keuzes van andere mensen.” Ik kan me hier volledig in vinden. Ook in het geval van organisaties die veranderen en optimaliseren. Als er een verandering gaat plaatsvinden moeten medewerkers de keuze maken: wil ik meegaan in deze verandering? Ja of nee. En als het een nee is dan moet er een oplossing gevonden worden. Het is helemaal niet erg om afscheid te nemen van een aantal medewerkers. Dit kan juist een bijdrage zijn aan het geluk van die medewerker ook al voelt dit in het begin misschien anders.

Wat is veranderen?

Ook aan Thessa stelde ik deze simpele maar toch ook weer hele ingewikkelde vraag. Want hoe verwoord je veranderen als projectleider? Thessa: “Alles is veranderen want niks blijft hetzelfde. Alles wat een uur geleden was, is nu alweer anders. In de praktijk heb je het al gauw over grotere dingen die echt impact maken. Bij veranderen in organisaties gaat het vaak over patronen doorbreken omdat dingen op een andere manier gedaan moeten worden. Maar dat kan heel klein zijn, bijvoorbeeld nieuwe printer instellingen. Veranderingen worden al snel heel groot gemaakt en dat komt vaak voort uit angst. Het woord verandering is vaak meteen al een ding in organisaties. Het “Ooh jee wat gaat er nou weer komen” geluid. Heel herkenbaar toch? Wij mensen zijn vaak erg goed in het van een mug een olifant maken. De negativiteit weegt daardoor in het begin vaak veel zwaarder dan de positieve opbrengst van een verandering. Als projectleider focus ik juist graag op de positieve opbrengst, door aandacht te hebben voor de angst, de weerstand èn door de olifant weer terug te veranderen in een mug.

Het “Ooh jee wat gaat er nou weer komen” geluid.

Financiën en cijfers in projecten

In projecten heb je natuurlijk altijd te maken met een budget. Ik vroeg Thessa hoe zij hier naar kijkt als projectleider maar ook vanuit haar kennis als ondernemer die bedrijven steunt bij hun financiën. Thessa: “Financiën zijn vaak heel zwart-wit. Toch kunnen budgetten wel goed gebruikt worden om een onderbouwing te geven in een project. Bijvoorbeeld over het verwachte resultaat. Cijfers helpen vaak wel om medewerkers mee te krijgen in een verandering. Dus budgetten, maar ook andere meetbare gegevens, zijn wat mij betreft heel nuttig om draagvlak te creëren.” Zelf geloof ik ook dat projecten waarin geen duidelijke afspraken worden gemaakt over budgetten en meetbare resultaten, niet echt projecten zijn. Dat zijn meer uitprobeersels van organisaties. Uitprobeersels die vaak te veel geld kosten en te weinig opleveren. En je weet het, alles waar te voor staat is niet goed. Werken met budgetten en cijfers zorgt niet alleen voor inzicht maar ook voor bewustwording waardoor de vergelijking tussen “Wat kost het?” en “Wat levert het op?” beter gemaakt kan worden.

Meer dan alleen een medewerker

Als er iets moet veranderen ontstaat er vaak weerstand. Toch geloof ik dat er verschillende soorten van weerstand zijn die vaak gekoppeld zijn aan bijvoorbeeld de persoonlijkheid en de leefsituatie van mensen. Ik heb Thessa gevraagd hoe zij hier over denkt: “De stabiliteit van een medewerker in zijn of haar privé leven heeft ook invloed op de kijk van een medewerker op een verandering. Je kunt nou eenmaal niet op alle vlakken tegelijk een verandering aan. Dus als het thuis niet zo goed gaat, dan wordt een verandering op het werk nog moeilijker. Als je moet veranderen heb je wel een stabiele basis nodig en dan is vertrouwen hebben in jezelf en je kunnen wel heel fijn en noodzakelijk.” Ik ben het hier volledig mee eens. Medewerkers zijn ook partners, ouders, verzorgers en ga zo maar door. Medewerkers zijn mensen, en mensen maken ingrijpende dingen mee. Dit sluit ook aan bij de visie van stresscoach en organisatiepsycholoog Evelien Aarten in interview #1.

“Als je moet veranderen heb je wel een stabiele basis nodig”

Grootste fout

Natuurlijk vroeg ik Thessa ook naar de grootste fout op het gebied van projectmanagement in tijden van een verandering. Fouten maken we allemaal en als we ze dan toch maken kunnen we ze beter delen zodat we er ook van kunnen leren. Thessa: “Het belang duidelijk maken van waarom we gaan veranderen en de consequenties delen zodat duidelijk wordt wat er gebeurt als we niet gaan veranderen is iets wat in het begin vaak te weinig gebeurt door projectleiders. En dat is wat mij betreft een grote fout. Dit zorgt dan later voor vertraging omdat mensen dan niet de motivatie voelen om onderdeel te zijn van de verandering. Ik ben me hier altijd heel bewust van. Wat mij in een project een keer heeft geholpen om awareness te creëren is acteurs inhuren die een theatershow deden waardoor met humor werd duidelijk gemaakt wat de consequenties zijn als we de verandering wel/niet oppakken.” Hier geloof ik dus echt in: Waarom doen we dit? is de belangrijkste vraag en het antwoord op deze vraag maakt of breekt een project resultaat. Het belang duidelijk maken met humor en tegelijkertijd medewerkers een spiegel voorhouden werkt perfect. Een bedrijf dat dit heel goed kan is de Inspiration Company.

Verandertip

De laatste vraag die ik heb voor Thessa is of zij een verandertip met mij wil delen. Thessa: “Blijf kijken naar het gevoel van de medewerkers en blijf vragen hoe de mensen in de verandering zitten. Steeds blijven checken. In een verandering wil je dat de neuzen dezelfde kant opstaan. Maar dit verschilt soms van dag tot dag. En daar moet je op in kunnen springen. Door te vragen en te checken weet je wat er speelt zodat je er als projectleider direct iets mee kunt doen als dit nodig is. En houdt daarnaast overzicht èn doe niet teveel projecten tegelijk. Ok, dit zijn drie tips maar wel belangrijke tips. Ik ben Prince2 opgeleid en vindt de structuur die Prince2 biedt heel waardevol voor projecten. Helemaal als er meerdere projecten tegelijk lopen is een projectmanagementtool zoals Prince2 erg waardevol om lijn te houden in de organisatie van je project en je organisatie als geheel.”

Zo, dat was alweer het derde interview in de serie Veranderaars en Dwarsdenkers. Ik hoor elke keer weer nieuwe dingen en ook dingen waarvan ik denk: “Zo zit ik er ook in”. Door mensen met een stem te interviewen kom ik uit mijn bubbel. Uit mijn veilige omgeving die wel verandert maar toch ook niet. Als alles altijd op dezelfde manier wordt veranderd kun je niet meer spreken van veranderen toch? Elk bedrijf heeft te maken met veranderingen en iedereen heeft een stem. Daarom wil ik met het online zetten van deze interviews kennis delen en mensen laten leren en inspireren. Wil je meedoen? Stuur mij dan een mail of neem contact met mij op via één van mijn social media kanalen.

Over Thessa

Thessa Boddenberg werkt inmiddels 2 jaar als zelfstandige. Na een traineeship projectmanagement kreeg ze haar eerste opdracht bij een hogeschool en deze opdracht leidde weer tot vervolgopdrachten. Op dit moment is ze namelijk weer twee dagen per week als projectleider ingezet voor dezelfde hogeschool. Naast haar opdracht als projectleider werkt ze in haar eigen bedrijf Huis van Financiën. Met dit bedrijf begeleidt ze ondernemers die willen groeien naar een financieel gezond bedrijf. Ze helpt de ondernemers met het opzetten van een goede administratie en als ondernemers dit willen neemt ze ook een deel van de administratie uit handen. Thessa: “eigenlijk hebben beide werkzaamheden met veranderen te maken. Groeien met je bedrijf betekent net als een verandering in een organisatie ook van het normale en veilige pad af en uit je comfortzone zodat er positieve veranderingen kunnen plaatsvinden.” En dat is wat ik zo leuk vind aan mijn werk: groeien en veranderen”.