In mijn laatste opdracht als projectleider hield ik mij bezig met procesoptimalisatie volgens de Operational Excellence (OpX) principes. Een eyeopener. Ik ben iemand die altijd vindt dat het beter kan maar had het onderscheid tussen veranderen en optimaliseren binnen organisaties nog niet direct gemaakt. Veranderen betekent, en het woord zegt het al, iets anders gaan doen. En optimaliseren zit hem in het verbeteren van iets bestaands. Dat wat je al doet zo optimaal mogelijk gaan doen. Afhankelijk van de situatie zul je dus altijd moeten onderzoeken wat de beste optie is voor jouw organisatie: veranderen of optimaliseren.
Masterclass Operational Excellence – TIAS
Optimaliseren volgens de OpX principes heb ik geleerd door de masterclass van prof. dr. ir. Marcel van Assen te volgen bij TIAS. Wat leerzaam was dit (en een beetje ingewikkeld op zijn tijd ook wel, haha). Maar wat een geluksvogel ben ik dat Marcel als adviseur, en met zoveel kennis paraat, ook betrokken was bij het project dat ik deed. Het is niet dagelijks dat je mensen met zoveel kennis om je heen hebt die bereid zijn om alle vragen die je hebt te beantwoorden en jou te helpen in je ontwikkeling. Ik heb hierdoor zoveel geleerd over procesoptimalisatie volgens de OpX principes en die kennis deel ik ook graag met jullie. Stap voor stap en we beginnen vandaag met de procesoptimalisatie volgens de OpX principes voor dummies variant.
OpX staat voor Operational Excellence
En gaat over het optimaliseren en professionaliseren van een organisatie. Optimaliseren door het realiseren van de beste operationele prestatie en professionaliseren door het creëren van een cultuur van continu verbeteren vanuit een ontwikkelbenadering. Anders verwoord is het werken volgens de OpX principes om organisatie een lerende organisatie te laten worden.
De klant is koning
Dat betekent dat een OpX organisatie zich focust op efficiënt en effectief diensten leveren waar klanten om vragen tegen een zo laag mogelijke kostprijs (weet jij wat het maken van jouw product/dienst van begin tot einde kost?), hoge kwaliteit en de juiste levertijd.
Snelheid staat centraal binnen OpX
En dat betekent dat de doorlooptijd de ultieme prestatie indicator is. Hoe korter de doorlooptijd, hoe kleiner de kans op verstoringen in het proces en hoe hoger de leverbetrouwbaarheid van jouw product. Door de doorlooptijd te verkorten ontstaat er tevens een hogere kwaliteit van jouw product of dienst.
Harde (cijfermatige) en zachte (cultuur) kant
Procesoptimalisatie gaat zeker niet alleen over snelheid. De harde kant van OpX gaat over snel resultaat behalen met cijfers als motivatie en de zachte kant gaat over de verbetering van de performance door continu te verbeteren op de thema’s uitvoerend werk (de processen), ontwikkelen leiderschap, verkrijgen van commitment en het juiste gedrag op alle lagen. Het streven is om periodiek grote verbeteringen te behalen door continu te verbeteren in kleine stapjes. Dat klinkt goed toch?
Streven naar een lage en beheersbare voorraad
Volgens de Wet van Little is de gemiddelde doorstroomsnelheid gelijk is aan de gemiddelde hoeveelheid onderhanden werk gedeeld door de gemiddelde doorlooptijd van een product. Euuh wat? Dit betekent niets meer dan dat je door de voorraad beheersbaar laag te houden ervoor kunt zorgen dat het werk blijft stromen en de gemiddelde output gehaald kan worden. Of nog simpeler: er mag geen file ontstaan in het proces.
Gemaximeerde en gelijk (over de week) verdeelde instroom
Omdat je op deze manier de werklast kunt beheersen en laag kunt houden. Als je de werklast (voorraad) niet kunt beheersen kun je ook de doorlooptijd van het product niet beheersen, laat staan de doorlooptijd verkorten. Daarom kan een gemaximeerde en gelijk (0ver de week) verdeelde instroom een goed uitgangspunt zijn als je je processen wilt optimaliseren.
OpX staat voor wachttijd verminderen
Dat betekent niet de doorlooptijd van een product door sneller te gaan werken maar de doorlooptijd verkorten door de niet-waarde toevoegende wachttijd te minimaliseren. Wachttijd is voor veel producten de grootste factor voor niet- waarde toevoegende tijd.
Variabiliteit minimaliseren helpt om de doorlooptijd te verkorten
Hoe minder variabiliteit in de processen, hoe lager de doorlooptijd en hoe beter de prestaties. Dit komt omdat variabiliteit invloed heeft op de voorraad, capaciteit en de doorlooptijd van een product. Variabiliteit minimaliseren betekent dingen zoveel mogelijk op dezelfde manier doen. In het proces maar ook als je kijkt naar de vaardigheden en houding en gedrag van medewerkers. Door de variabiliteit te reduceren worden operationele problemen waar vaak ad-hoc beslissingen voor genomen moeten worden veel minder. Dit komt de werkdruk en doorlooptijd ten goede.
Starten met optimaliseren
OpX start met de processen in kaart te brengen en in de processen alle momenten van wachttijd en verstoring te minimaliseren. Dit doe je door te investeren in de medewerkers en belangrijke vaardigheden verder te ontwikkelen en als het nodig is in gesprek te gaan over hun houding en gedrag.
OpX is niet hetzelfde als Lean of Six Sigma
Maar het bevat wel Lean en Six Sigma onderdelen. Zo ligt de focus op een beheersbare voorraad en niet op verspilling reduceren en licht de focus op het verbeteren van de kwaliteit, niet alleen top-down maar zeker ook bottom-up. Agile werken en OpX kunnen heel mooi samen gaan.
Zo, dat was in 10 stappen de dummie variant van Operationeel Excellence. Denk je nu: daar wil ik meer over weten. Neem dan contact met mij op via debby@changethehabit.nl of via 0031612767967. Wil je meer blogs van mij lezen dan kan dat via deze link. En wat je natuurlijk ook altijd kunt doen is één van de boeken bestellen die Marcel van Assen heeft geschreven:
Beide links zijn affiliatelinks die leiden richting Bol.com